こんばんは。
すっかり桜も散って、お祭りムードも一旦落ち着いた感じで、さてこれから夏に向けて筋トレやダイエット頑張ろう！という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
オンライン広報戦略もダイエットも継続が大事ですね。
継続するにはどう継続できる仕組みを無理なく生活にインストールできるか、という点ですが往々にして広報担当者様は忙しいのがポイントだと思っています。
忙しい原因を私達のような企業にアウトソース化し、うまく回せられれば良いですが、属人化してアウトソース化しにくい部分、情報管理の面での課題などまだまだ多くの問題が残っている学校様が多い印象を、夜中にダイエットしながら感じております。
本日は少し違った毛色の話題で、そんな慢性的な時間不足の中、どのように自分の時間を増やすかという点について考えてみたいと思います。
このテーマは非常に大きな問題なので、このブログではちょっとした「すぐに使えるTips」に絞って実践型でお役立ちできるように考えます。
やはり、時間を増やすためには一つ一つの細かな業務の中のタスクや動作を最小限にしていくことになると考えております。
例えば、送信するメールにパターンがあれば全て細かくテンプレート化していくようなものも有効となります。
具体的にどんなTipsが良いか考えたのですが、まだ知らない方もけっこう多いようなので、本日は書類作成の効率化について考えてみます。
「PDFのドキュメントデータをpptやExcelに変換して、更に編集して会議資料にしたい。」という具体的な目的があったとします。
あるいは「ネット上で見つけた統計資料のPDFに少しだけ書き足して、自ら発信する会議資料にしたい」などという場合にも便利ですし、イチからトレースするよりもそれができれば作業の大半はすぐに完了します。
Adobe Acrobatを使い倒す
例えば「過去の入学年度毎の目標来校数、入学者数のドキュメントを使用して次年度の資料をExcelで作りたいけど元ネタがPDFしか無い」とします。
ファイル変換方法は数多くありますが、こんな場合はAdobe Acrobatが最強ツールであると考えております。非常に簡単です。
Adobe Acrobatを持っていない場合はインストールします。
対象のpdfファイル元ネタを右クリック > このファイルで開く > Adobe Acrobatを選択
PDFを開いたら > Adobe Acrobatで「PDFを書き出し」 > Microsoft Excelブック を選択 > ファイルパスを指定
以上でPDFがExcelになりました。後はこれを調整していけば上記のような目的は達成されます。
なぜか、「PDF変換はうまく出来ない」と思っている広報担当者の方もいらっしゃるので、この記事お役に立てれば幸いです。
Adobe Acrobatはその他にも色々なドキュメントの修正、変換に長けたソフトですので利用できる機会もあると思います。
本日は広報実務内でありそうな状況をちょっと効率化できるTipsのご紹介でした。
では、私は時間を節約してダイエットに励みます。
広報戦略室は、専門学校の広報活動をサポート致します。
戦略策定・制作・運用まで経験豊富なコンサルタントが一貫し対応します。
関西・関東を中心に全国対応させて頂きます。
